Comment insérer un graphique dans Microsoft Word 2013 ?

Les graphiques permettent d’illustrer visuellement des données chiffrées au sein d’un document Word (rapport, mémoire, présentation, etc.), rendant l’information plus claire pour le lecteur. Word 2013 intègre un moteur de graphique basé sur Excel, ce qui facilite l’édition des données. Microsoft rappelle ainsi qu’on peut « créer (insérer) votre graphique dans Excel, puis le copier à partir d’Excel vers un autre programme Office (Word, PowerPoint, …) ».

En collant un graphique Excel lié, on conserve le lien vers le fichier source pour qu’il se mette à jour automatiquement. Pour insérer un graphique directement dans Word, il suffit de passer par l’onglet Insertion du ruban, commande Graphique, qui ouvre une boîte de dialogue d’insertion. Word proposera alors plusieurs catégories de graphiques pour représenter vos données de manière adaptée.

Qu’est-ce un graphique ?

Ah, les graphiques ! Une question fondamentale, en effet.

Permettez-moi de vous expliquer ce qu’est un graphique.

Un graphique est une représentation visuelle des données numériques, permettant de montrer plus clairement les relations, les comparaisons ou les évolutions entre plusieurs valeurs. Il sert à rendre l’information plus compréhensible et à faciliter l’analyse des résultats à l’aide de formes visuelles telles que les barres, les courbes ou les secteurs.

Types de graphiques disponibles dans Word 2013

Word 2013 propose de nombreux types de graphiques standard :

• Histogramme (graphique en colonnes) – colonnes verticales comparant des séries de données. Adapté pour comparer des valeurs par catégories.
• Graphique à barres – barres horizontales, utile quand les étiquettes de catégories sont longues. Permet de comparer des éléments individuels.
• Graphique en courbes (ligne) – courbes reliant les points de données. Idéal pour représenter des tendances sur une période régulière (par exemple évolution au cours des mois).
• Graphique en secteurs (camembert) – cercle divisé en parts proportionnelles aux valeurs. Montre la contribution de chaque valeur au total (chaque « secteur » est exprimé en pourcentage du total).
• Graphique en anneaux (doughnut) – variante du secteur pouvant contenir plusieurs séries (chaque série formant un anneau). Visualise également les parts relatives d’un ensemble.
• Graphique en aires – aires sous la courbe remplies, permettant de mettre en avant les totaux cumulatifs et les tendances.
• Graphique en nuages de points (XY) – points dispersés selon deux axes de valeurs (x,y). Montre la relation entre deux variables numériques(ex. données scientifiques, statistiques).
• Graphique à bulles – extension du nuage de points : chaque point est dessiné comme une bulle dont la taille représente une 3ᵉ variable.
• Graphique radar – points disposés sur des axes rayonnants depuis un centre. Compare plusieurs séries par rapport à un point central.
• Histogamme (distribution) – nombre de données par intervalles (fréquence), utile en statistique.
• Graphiques combinés, cascades, entonnoir, boîtes à moustaches, etc. – certains types plus avancés (introduits dans les versions plus récentes) peuvent être créés via des combinaisons ou des add-ins.

En bref, Word offre un large choix (colonnes, barres, courbes, secteurs/anneaux, aires, nuages de points/bulles, radar, histogramme, etc.) pour représenter les données sous la forme la mieux adaptée.

Etapes pour insérer un graphique pas à pas dans Word

Pour insérer un graphique dans Word 2013 :

1. Onglet Insertion > Graphique. Dans le ruban de Word, cliquez sur l’onglet Insertion, puis sur l’icône Graphique (ou Chart). Cela ouvre la boîte de dialogue « Insérer un graphique ».
2. Choisir le type de graphique. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la catégorie et le style de graphique souhaités (par exemple « Histogramme groupé », « Courbe », « Secteurs », etc.), puis cliquez sur OK.
3. Feuille de données Excel. Word insère alors un graphique par défaut accompagné d’une mini-feuille de calcul Excel contenant des données d’exemple. Cette fenêtre ressemble à Excel et permet de saisir les données réelles. Il suffit de remplacer les chiffres et étiquettes dans cette feuille (par exemple en tapant vos valeurs dans les cellules).
4. Valider et insérer. Fermez (ou cliquez en dehors de) la feuille de calcul : le graphique se met à jour automatiquement avec vos données. Vous venez d’insérer un graphique dynamique lié à ces données.

À ce stade, le graphique est inséré dans Word. Vous pouvez déplacer ou redimensionner l’objet graphiquement. Si vous souhaitez revenir modifier ultérieurement les données, cliquez sur le graphique puis, dans le ruban, utilisez Outils de graphique > Création > Données > Sélectionner des données (ou double-cliquez sur la feuille) pour rouvrir la feuille Excel embarquée et ajuster les valeurs. Ainsi, il est facile d’ajouter une série, supprimer une catégorie, ou ajuster les plages de données sans reconstruire le graphique.

Modifier et personnaliser le graphique

Une fois le graphique inséré, plusieurs options permettent de l’adapter à votre document :

• Modifier les données :

Comme indiqué, les données peuvent être éditées en retournant dans la mini-feuille Excel associée. Le groupe Données de l’onglet Création (Chart Design) sert à cela. Vous pouvez ajouter de nouvelles séries, changer la plage de cellules, inverser les lignes/colonnes, etc., depuis ce bouton « Sélectionner les données ».

• Changer le type de graphique :

sous Outils de graphique > Création, le bouton Modifier le type de graphique (Type) permet de basculer le graphique vers un autre style (par exemple passer d’un histogramme à un graphique à barres ou en aires).

• Ajouter/supprimer des éléments (titres, légende, étiquettes) :

Lorsque le graphique est sélectionné, trois petits boutons apparaissent en haut à droite (Éléments de graphique, Styles, Filtres). Le bouton Éléments de graphique (symbole +) ouvre un menu pour cocher ou décocher titres d’axes, titre du graphique, légende, étiquettes de données, quadrillage, etc.

Par exemple, cochez Titre du graphique pour ajouter un titre au-dessus du graphique, ou Titre des axes pour ajouter des étiquettes explicites aux axes. Ces options peuvent aussi être trouvées dans l’onglet Disposition (Layout) du ruban Outils de graphique.

• Couleurs et styles :

Le bouton Styles de graphique (symbole en rouleau de peinture) affiche une galerie de mises en forme prédéfinies. Par un seul clic, vous pouvez changer la palette de couleurs ou le style (par exemple ombré, 3D, etc.).

En outre, l’onglet Création de graphique propose des thèmes de couleurs et de styles globaux pour harmoniser votre graphique au reste du document.

• Disposition du graphique :

Toujours sous Outils de graphique, l’onglet Création propose des galeries de Mises en page rapides (« Quick Layouts ») qui combinent plusieurs éléments (par ex. titre et légende prépositionnée).

Vous pouvez également ajuster la disposition en glissant-déposant manuellement la légende ou les étiquettes.

• Mise en forme avancée :

Pour affiner l’apparence des éléments, double-cliquez sur n’importe quel composant du graphique (barre, point de courbe, quadrillage, légende, etc.). Cela ouvre le volet Format sur la droite, où vous pourrez régler le remplissage (couleur/texture), le contour (épaisseur, type de ligne), et appliquer des effets (ombre, éclat, biseau, etc.).

Par exemple, double-cliquez sur les quadrillages pour en modifier l’épaisseur ou la couleur du trait. Toutes les parties du graphique sont ainsi personnalisables dans ce panneau.

• Titres et légendes :

On peut ajouter un titre au graphique et aux axes en cochant les options correspondantes dans Éléments de graphique. Tapez simplement votre texte. Pour la légende (explication des séries), placez-la où vous voulez grâce à Disposition.

Pour plus de flexibilité, sélectionnez le graphique et utilisez l’onglet Mise en page du ruban (disponible sous Outils de graphique) pour ajuster l’alignement ou le positionnement par rapport au texte.

• Raccourcis de mise en forme :

De nombreux raccourcis du ruban (ALT + touches) s’appliquent aux actions ci-dessus. Par exemple, ALT+N, puis G (si « Graphique » est mnémoniquement associé à G sur votre version) ouvre directement la boîte d’insertion de graphique.

Vous pouvez aussi ajouter le bouton Graphique à la barre d’outils Accès rapide pour un clic instantané.

Enfin, Word 2013 propose un outil « Mise en page » qui affiche une icône à côté du graphique pour régler l’habillage du texte autour.

Importer ou lier un graphique depuis Excel

Il est souvent pratique d’insérer un graphique déjà élaboré dans Excel. Pour cela, la méthode Collage spécial avec liaison garantit que le graphique reste dynamique.

Par exemple, dans Excel sélectionnez et copiez votre graphique (Ctrl+C). Dans Word, allez dans Accueil > Collage > Collage spécial puis choisissez Coller avec liaison et sélectionnez Objet graphique Microsoft Excel. Le graphique collé apparaît alors dans Word, et reste lié au fichier Excel.

Toute modification des données dans le fichier Excel (tant qu’il reste ouvert) se répercutera dans Word : le graphique se met à jour automatiquement. Cette technique évite de recréer manuellement un graphique dans Word lorsque l’on a déjà travaillé ses données dans Excel.

Astuce avancée : Excel dispose aussi de la fonction Appareil photo (Camera) qui permet de « photographier » dynamiquement une plage de cellules (y compris un graphique) et de la coller comme image liée dans Word.

Raccourcis et astuces pour utilisateurs avancés

• Clavier : Comme évoqué, presque toutes les commandes sont accessibles via Alt + lettres. Après Alt, N ouvre l’onglet Insertion, puis appuyez sur la lettre soulignée correspondant au bouton Graphique. Vous pouvez également créer vos propres raccourcis personnalisés ou ajouter le bouton Graphique à la barre Accès rapide pour gagner du temps.
• Modifier un graphique lié : si vous avez collé un graphique avec liaison, pensez à laisser les fichiers Excel et Word ouverts lors des modifications. Ainsi, Word actualise automatiquement le graphique dès que vous enregistrez les nouvelles données dans Excel.
• Mise à jour manuelle : si le lien ne s’actualise pas, faites un clic droit sur le graphique dans Word et choisissez Mettre à jour le lien.
• Images vs objets Excel : copier-coller un graphique sans liaison insère une copie fixe (image) du graphique. En revanche, coller avec liaison (objet Excel) le rend modifiable et met à jour les données automatiquement. Choisissez selon vos besoins (statique vs dynamique).
• Vue Plan/Document maître : dans les documents longs (mémoire, rapport), vous pouvez insérer des graphiques dans des sections différentes. Utilisez la vue Plan ou des documents maîtres pour faciliter la navigation et la numérotation des figures.
• Création de légendes automatiques : utilisez l’onglet Références > Insérer une légende pour numéroter automatiquement vos graphiques (Figure 1, Figure 2, etc.) et construire une table des illustrations. Cela est utile dans un mémoire ou un rapport.

Exemples pratiques d’utilisation

Les graphiques insérés dans Word peuvent servir dans de nombreux contextes :

• Rapport d’activité professionnel :

Par exemple, un rapport de vente intégrera un histogramme montrant les ventes par région ou par trimestre. On pourra ajouter un titre (« Ventes annuelles par région ») et citer la source des données.

Dans un rapport financier, un graphique en courbes peut illustrer l’évolution du chiffre d’affaires sur plusieurs années, accompagné de légendes expliquant chaque série.

• Mémoire ou thèse universitaire :

Dans un document académique, un graphique en secteurs peut montrer la répartition d’une population de sondés par réponse, ou un nuage de points visualiser la corrélation entre deux variables expérimentales.

On insérera alors la figure avec un numéro (« Figure 1 : Répartition… »), et on décrira dans le texte les tendances observées. Les styles simples et lisibles (couleurs contrastées, légendes claires) sont privilégiés pour la publication académique.

• Supports de cours ou présentation :

Bien que PowerPoint soit plus courant pour les diaporamas, on peut insérer un graphique dans un document Word qui servira de support ou de livrable.

Par exemple, dans un dossier ou une thèse de stage, un graphique visuel (camembert, histogramme ou courbe) renforce l’argumentation. On peut aussi copier un graphique Word dans PowerPoint si besoin.

• Documents techniques et synthèses :

Tout document nécessitant de présenter des données comparatives (tableaux de bord, inventaires, enquêtes) tirera profit d’un graphique. Word 2013 permet même d’exporter ces graphiques en PDF ou de les imprimer en haute qualité, conservant la vectorisation du graphique (pas de pixellisation).

Conclusion

En résumé, insérer un graphique dans Word 2013 se fait en quelques clics via Insertion > Graphique. Une fois créé, le graphique est entièrement modifiable : on peut ajuster les données, changer de type, et personnaliser l’apparence (couleurs, styles, titres, légendes) grâce aux outils intégrés.

Les raccourcis clavier et les fonctionnalités avancées (liaison Excel, volet Format) accélèrent le travail pour les utilisateurs expérimentés. En appliquant ces méthodes, vous pourrez enrichir vos rapports, mémoires ou présentations de visuels clairs et professionnels qui mettent en valeur vos données.