Les 5 erreurs courantes à éviter dans Excel

il y a 2 jours

Microsoft Excel est un outil puissant et polyvalent utilisé par des millions de personnes dans le monde. Cependant, même les utilisateurs les plus expérimentés peuvent tomber dans des pièges qui compromettent l’intégrité de leurs données, ralentissent leur productivité ou entraînent des erreurs coûteuses. Dans cet article, nous allons explorer les 5 erreurs les plus courantes commises dans Excel et comment les éviter.

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Plan de l'article

En effet, voici les 5 erreurs courantes à éviter dans Excel :

1^ère erreurs Excel courantes : Ne pas sauvegarder régulièrement son travail

Mais, pourquoi est-ce une erreur ? Eh bien ! Excel, comme tout logiciel, n’est pas à l’abri des bugs, des pannes d’ordinateur ou des coupures de courant. Si vous ne sauvegardez pas régulièrement vos fichiers, vous risquez de perdre des heures (ou même des jours) de travail.

Alors, comment éviter cette erreur ?

Activez l’enregistrement automatique : Si vous utilisez Microsoft 365, activez l’option d’enregistrement automatique. Cela sauvegardera votre fichier en temps réel.
Utilisez les raccourcis clavier : Habituez-vous à appuyer régulièrement sur Ctrl + S (ou Cmd + S sur Mac) pour sauvegarder votre travail.
Planifiez des sauvegardes multiples : Conservez des copies de vos fichiers critiques sur des disques externes ou des services de cloud comme OneDrive, Google Drive ou Dropbox.

2^éme erreurs Excel courantes : Travailler directement sur des fichiers originaux sans sauvegarde

Mais, pourquoi travailler directement sur des fichiers originaux sans sauvegarde est une erreur ?

En effet, modifier un fichier original sans créer de sauvegarde peut entraîner la perte de données importantes. Une mauvaise manipulation (par exemple, supprimer des colonnes ou modifier des formules) peut être irréversible si vous n’avez pas d’autre version du fichier.

Alors, comment éviter cette erreur ?

Créez une copie du fichier avant de travailler dessus :
- Allez dans Fichier > Enregistrer sous et enregistrez une copie sous un nouveau nom (par exemple : « Rapport_Version1 »).
Utilisez les fonctionnalités de suivi des modifications : Activez cette option pour savoir quelles modifications ont été apportées aux fichiers collaboratifs.
Activez la gestion des versions : Sur Excel Microsoft 365, vous pouvez restaurer une version précédente de votre fichier en accédant à Fichier > Informations > Historique des versions.

Voir aussi : Récupérer le document Excel non-enregistré

3^éme erreurs Excel courantes : Taper des données directement dans une formule

Pourquoi taper des données directement dans une formule est une erreur ?

De nombreux utilisateurs entrent directement des valeurs dans leurs formules (par exemple, =A1+50). Bien que cela fonctionne temporairement, cela rend la mise à jour ou la modification des données fastidieuse et sujette à des erreurs. Si la valeur « 50 » change, vous devrez retrouver chaque formule concernée pour la modifier manuellement.

Exemple d’erreur :

Supposons que vous calculiez le prix final d’un produit avec une TVA à 20% :

=B2*1.2

Si la TVA change à 15%, vous devrez modifier chaque cellule contenant cette formule.

En effet, comment éviter cette erreur ?

Utilisez des cellules de référence :
- Ajoutez une cellule dédiée pour la TVA (par exemple, D1 contient « 20% »).
- Modifiez votre formule pour référencer cette cellule :

=B2*(1+D1)

Avantages : Si la TVA change, il suffit de modifier la valeur dans la cellule D1, et toutes les formules seront automatiquement mises à jour.

4^éme erreurs : Ignorer les messages d’erreur dans les formules

Pourquoi est-ce une erreur ?

Les messages d’erreur dans Excel (comme #DIV/0!, #N/A, ou #VALEUR!) sont des indicateurs que quelque chose ne va pas dans vos formules. Ignorer ces erreurs peut conduire à de mauvaises analyses ou à des résultats erronés.

Erreurs fréquentes :

#DIV/0! : Tentative de division par zéro ou par une cellule vide.
#N/A : La valeur recherchée n’a pas été trouvée.
#VALEUR! : Vous avez utilisé un type de données incorrect (par exemple, un texte au lieu d’un nombre).

Comment éviter cette erreur ?

Utilisez la formule SIERREUR :
- Entourez vos formules avec la fonction SIERREUR pour gérer les erreurs de manière élégante.
- Exemple :

=SIERREUR(A1/B1;"Erreur : Division par zéro")

Si une erreur se produit, Excel affichera le message personnalisé au lieu de l’erreur brute.

Vérifiez vos données : Assurez-vous que vos colonnes contiennent des types de données cohérents (par exemple, pas de texte mélangé avec des nombres).

5^éme erreurs : Ne pas utiliser de tableaux structurés

Pourquoi est-ce une erreur ?

Beaucoup d’utilisateurs travaillent avec des données sous forme de plages simples au lieu d’utiliser les tableaux structurés d’Excel. Bien que cela fonctionne, cela rend difficile la gestion, la mise à jour et l’analyse des données, surtout lorsque vous travaillez avec des grandes quantités.

Exemple d’erreur :

Supposons que vous avez une plage de données comme celle-ci :

Nom	Ventes (€)	Région
Alice	10 000	Nord
Bob	15 000	Sud
Claire	12 000	Nord

Si vous ajoutez de nouvelles lignes, vos formules ou graphiques ne se mettront pas à jour automatiquement.

Comment éviter cette erreur ?

Créez un tableau structuré :
- Sélectionnez vos données, puis dans l’onglet Insertion, cliquez sur Tableau.
- Cochez l’option « Mon tableau comporte des en-têtes ».
Avantages des tableaux structurés :
- Les formules et graphiques se mettent automatiquement à jour lorsque vous ajoutez ou supprimez des données.
- Les tableaux structurés intègrent des fonctionnalités comme le filtrage, le tri, et les totaux automatiques.
- Les formules dans les tableaux utilisent des noms structurés (par exemple, [Ventes (€)] au lieu de B2:B4), ce qui améliore la lisibilité.

Conseils bonus pour éviter les erreurs dans Excel :

Utilisez des noms de plages :

C’est-à-dire, attribuer des noms à vos plages de données rend vos formules plus lisibles et plus faciles à gérer. Par exemple, au lieu d’écrire =SOMME(A1:A10), vous pouvez nommer la plage « Ventes » et écrire =SOMME(Ventes).

Validez les données saisies :

C’est-à-dire, utilisez l’outil de validation des données (dans Données > Outils de données > Validation des données) pour limiter les erreurs saisies. Par exemple, vous pouvez restreindre une colonne pour qu’elle n’accepte que des nombres ou des dates dans une plage donnée.

Protégez vos feuilles :

Protégez vos feuilles (via Révision > Protéger la feuille) pour éviter que des collaborateurs ne modifient accidentellement des formules ou des données critiques.

En résumé, Excel est un outil puissant, mais il peut aussi facilement devenir source d’erreurs si vous ne prenez pas certaines précautions. En évitant ces 5 erreurs Excel courantes, vous pourrez travailler plus efficacement, réduire les risques d’erreurs dans vos calculs et analyser vos données en toute confiance.

Prenez le temps de mettre en pratique les conseils donnés dans cet article. Non seulement vous gagnerez en productivité, mais vous éviterez également des frustrations inutiles. Alors, ouvrez Excel et commencez à appliquer ces bonnes pratiques dès aujourd’hui !

1ère erreurs Excel courantes : Ne pas sauvegarder régulièrement son travail

2éme erreurs Excel courantes : Travailler directement sur des fichiers originaux sans sauvegarde

3éme erreurs Excel courantes : Taper des données directement dans une formule

4éme erreurs : Ignorer les messages d’erreur dans les formules

5éme erreurs : Ne pas utiliser de tableaux structurés