Outil automatisé de gestion des paies des frais académiques des étudiants. Cas de l’ISPF

Outil automatisé de gestion des paies des frais académiques des étudiants. Cas de l’ISPF. Travail de fin de cycle présenté en vue de l’obtention du diplôme de graduat en Informatique et Gestion des Ressources Humaines. Présenté par : NEEMA KASANGANDJO Nathalie, 2020-2021.

Présentation synthétique du travail

Dès le début de l’histoire de l’humanité, il est de la charge de l’homme de pouvoir exploiter, administré, bref, gérer la nature pour parvenir à la satisfaction de ses multiples besoins. Ainsi, l’homme voulant remplir la mission lui confiée, continue à aboutir au développement de certains concepts, techniques, méthodes, sciences, technologies parmi lesquelles figure « les technologies de l’information et de la communication (en sigle TIC). Les TIC étant un concept généralisant, comprend plusieurs branches au sein desquelles l’informatique se trouve incluse avec comme but d’« alléger la tâche à l’homme qui devenait de plus en plus lourde ». Incluse dans les missions de l’homme, la gestion devient un concept très délicat et très captivant jusqu’au point de nous inciter à pouvoir la rallier à l’informatique pour arriver à un terme précis ‘‘la gestion informatisée’’.

Etant chercheure et vivant dans un milieu académique nous avons constaté que d’une part nous devons être rattachés à une Caisse qui de ce fait doit recourir à la ‘‘gestion informatisée’’ pour son bon fonctionnement. C’est ainsi nous allons pouvoir traiter d’un problème délicat qu’est la conception et la réalisation d’une application de la gestion des frais académiques ; cette fois-là pour chercher à l’informatiser. Tout au long de notre littérature nous allons graviter autour de la thématique : « la conception et la réalisation d’une application de la gestion des frais académiques » (cas de l’ISPF).

Méthodes et Techniques

Méthodes

Une méthode est un ensemble des démarches que poursuit le chercheur pour découvrir et démontrer la vérité^[1]. La méthode est aussi définie comme l’ensemble des règles et des principes qui organise le mouvement d’ensemble de la connaissance. C’est-à-dire les relations entre l’objet de la recherche et le chercheur, entre les informations concrètes rassemblées à l’aide des techniques et au niveau de la théorie et des concepts. Régis Jolivet défini la méthode comme étant l’ordre qu’il faut imposer aux différentes démarches nécessaires pour arriver à une fin donnée.

Pour atteindre les objectifs que nous nous sommes assignés, avons fait recours à « MERISE » qui est une méthode de conception, de développement et de réalisation des projets informatiques et se basant sur trois niveaux à savoir : Le niveau conceptuel ; le niveau organisationnel ; le niveau physique^[2].

Cette méthode d’étude de réalisation informatique dans le système d’entreprise nous a permis de faire l’analyse des différentes données du système existant, l’analyse de traitement des données ainsi que la conception d’un système informatique pouvant aider cette institution dans la perception des frais académiques, dans le traitement, la réalisation. Ainsi que la gestion des informations et/ou des données au travers de ses modèles tels que le MCD, MLD, MCT, MPD…

Techniques

Elles sont des instruments ou des moyens manipulés par le chercheur pour assurer l’opérationnalité conceptuelle de la méthode aux différents moments de la recherche, c.à.d. de la conception à la réalisation (collecte et traitement des données) ainsi que de la compréhension ou de son explication à la planification des phénomènes étudiés.

Pour le cas d’espèce, avons recouru à la technique documentaire, l’interview et l’observation participante.

La technique documentaire : Par celle-ci avons eu à parcourir les documents, archives et rapports de la caisse de l’institut supérieur de pastorale familiale et c’est pour avoir une idée sur la réalité qui s’y passe en la matière associée à d’autres sources d’information consultées en rapport avec l’objet d’étude.

Technique d’interview : Par cette technique, avons eu à échanger avec les différents intervenants dans le domaine de gestion des frais académiques au sein de l’ISPF et ce, par un jeu de questions-réponses.

La technique observation : Lors de notre passage au sein de la caisse de l’institut supérieur de pastorale familiale comme chercheur, avons eu à participer aux différentes étapes de paiement de différents frais. Ceci nous a permis d’avoir une idée concise sur la procédure à la matière.

Navigation sur internet : Cette technique nous a permis de recueillir les renseignements nécessaires en rapport avec les nouvelles technologies de gestion de base de données pour la réalisation d’une bonne base de données d’aide à la prise de décision à travers l’élaboration de notre travail.

Subdivision du travail

Le travail étant vaste, nous nous sentons obligé de scinder cela en sections ou chapitres pour nous permettre de bien situer le traitement. Hormis l’introduction et la conclusion, ce travail comprendra 3 chapitres qui sont :

• Le chapitre premier ; LES CONSIDERATIONS GENERALES, qui va parler de certains concepts constituant notre jargon et en général du champ d’investigation ;
• Le chapitre deuxième ; ANALYSE ET CRITIQUE DE L’EXISTANT, qui va essayer de tourner autour des réalités du service financier de l’ISPF, son état actuel, sa gestion,… Le chapitre troisième ;
• CONCEPTION ET REALISATION DU SYSTEME D’INFORMATION, qui va essayer nous étaler la conception même de l’application dès sa conception jusqu’à sa réalisation.

En résumé

L’objet de notre travail dans ce projet de fin de cycle est la mise en place d’une application informatique permettant de mettre fin aux difficultés auxquelles l’ISPF fait face dans la gestion des paiements des frais académiques accordés à ses étudiants.

Les contraintes académiques telles que mentionnées dans les règlements de l’ISPF, nous ont conduit à subdiviser notre étude en trois grands chapitres distincts répondant, chacun, à des préoccupations diverses :

• Le premier a traité sur les bases théoriques et la présentation du milieu d’étude ;
• Le deuxième a porté sur le modèle de gestion des paies des frais académiques à l’ISPF ;
• Le troisième sur la présentation du système de gestion paiements des frais académiques à l’ISPF.

Résultats obtenus

Ainsi élaboré, l’application permet en premier lieu de répondre aux besoins des utilisateurs par la résolution des problèmes de la gestion des paies des frais académiques, qui est l’étape la plus importante dans cette œuvre et en deuxième lieu, d’orienter le personnel vers une application unique. A cet effet, l’application réalisée fournit un point d’accès unique pour les informations importantes de l’établissement, centralisant ainsi l’endroit où l’utilisateur peut chercher une information.

En tant que scientifique, il nous aurait été difficile d’atteindre nos objectifs sans pour autant recourir à des méthodes et techniques définies par la science. C’est pour cette raison que nous avons utilisé les méthodes historiques et Merise. Les techniques d’interview et d’analyse documentaire nous ont facilité la tâche dans la récolte et le traitement des données.

Ayant atteint le résultat de notre recherche, nous pouvons affirmer que les hypothèses posées en guise de réponse à notre problématique trouvent leurs justifications dans la mesure où l’application mise en place satisfait les principaux besoins des utilisateurs.

Sommes de tout, comme tout informaticien qui suit la vieille technologique, nous suggérons aux chercheurs dans ce domaine d’apporter dans la mesure du possible, quelques innovations en vue d’améliorer les résultats de notre travail, à savoir sa mise en réseau, etc.

1. B. VERHAEGEN, « Méthodes et techniques pour une approche dialectique de leurs relations », in note, travaux, documents du CRIDE, n°2 (Juillet 1998) ↑
2. Traité de philosophie, I. Logique-cosmologie, Lyon-Paris, Emmanuel Vitte, 1939, p.145 ↑